QUY CHẾ ĐẠI LÝ PHẦN MỀM VINACIS ANTISPAM

April 29th, 2009 | Sales and Marketing Dept | 867 views | 0 Comments »

QUY CHẾ ĐẠI LÝ

(Đại lý phân phối sản phẩm phần mềm)

  1. PHẠM VI ÁP DỤNG.

  1. Đối tượng áp dụng.

  • Áp dụng cho các cá nhân, tổ chức, doanh nghiệp đủ điều kiện và trở thành đại lý phân phối các sản phầm phần mềm của VinaCIS.

  1. Thời hạn áp dụng.

  • Quy chế này có hiệu lực kể từ ngày hai bên cùng ký kết.

  1. CÁC HÌNH THỨC ĐẠI LÝ:

Phân loại đại lý và tỷ lệ hoa hồng tương ứng.

STT

Phân Loại

Ký Quỹ

Hoa Hồng Đại Lý

1

Đại lý cấp 1

10.000.000VND

30%

2

Đại lý cấp 2

20.000.000VND

40%

Ghi chú:

  • Số tiền ký quỹ bắt buộc phải đảm bảo mức ký quỹ hàng tháng và không được sử dụng, sau khi thanh lý không làm đại lý cho VinaCIS nữa thì VinaCIS sẽ trả số tiền này lại cho đại lý.

  • Khi đại lý đặt mua sản phẩm từ VinaCIS thì VinaCIS sẽ ghi nợ số tiền đã mua và cuối tháng đại lý phải thanh tóan số tiền này lại cho VinaCIS. Số tiền mua phải tương ứng với số tiền ký quỹ, nếu số tiền mua vượt mức ký quỹ thì đại lý phải đóng số tiền vượt mức đó cho đại lý sau 3 ngày. Sau 3 ngày việc thanh tóan chưa hòan tất, VinaCIS sẽ cho ngưng phần mềm.

  1. CÁC NGUYÊN TẮC MỞ ĐẠI LÝ

  1. Điều kiện trở thành đại lý:

  • Tất cả các tổ chức, cá nhân có mong muốn trở thành đại lý của VinaCIS đều phải thoả mãn các điều kiện sau:

+ Hoạt động kinh doanh trong lĩnh vực điện tử, công nghệ thông tin, truyền thông, hoặc các nghành nghề có liên quan đến các lĩnh vực trên.

+ Có đầy đủ kinh nghiêm năng lực và trình độ để trở thành đại lý thông qua kết quả thẩm định đại lý của VinaCIS tiến hành.

+ Đại lý ký quỹ vào tài khoản cho VinaCIS số tiền tối thiểu là: 10.000.000VND.

  1. Thẩm quyền thẩm định, ký kết hợp đồng và giao dịch.

  • Trưởng phòng kinh doanh cuả VinaCIS là người chịu trách nhiệm về kết quả thẩm định điều kiện để mở đại lý. Giám đốc hoặc người được giám đốc uỷ quyền là người có thẩm quyền ký kết hợp đồng mở đại lý hoặc chấm dứt hoạt động với tư cách là đại lý của VinaCIS. Đối với đại lý độc quyền thì phải do giám đốc Công ty ký thông qua sự nhất trí bằng văn bản của toàn thể ban giám đốc và trưởng phòng kinh doanh.

  • Trưởng phòng kinh doanh của VinaCIS là người trực tiếp thực hiện các giao dịch và làm việc với các đại lý.

  • Các quyền lợi và trách nhiệm của VinaCIS và đại lý chỉ có hiệu lực kể từ thời điểm hợp đồng đại lý được ký giữa VinaCIS và đại lý cho đến khi thanh lý hợp đồng.

  1. Nâng, hạ cấp đại lý:

  • Cấp đầu tiên mà đại lý được xếp loại là cấp 1 hoặc cấp 2 tuỳ thuộc vào kết quả thậm định đại lý. Các trường hợp đặc biệt phải có sự thẩm định của ban giám đốc VinaCIS.

  • Trong quá trình hoạt động của đại lý, nếu đại lý hoạt động hiệu quả, vượt doanh số quy định và có nhu cầu nâng cấp đại lý thì phải thông báo cho VinaCIS để hai bên cùng bàn bạc thống nhất các phương án nâng cấp đại lý.

  • Trong khoảng thời gian 1 năm, nếu VinaCIS xét thấy đại lý hoạt động không đảm bảo doanh số, VinaCIS sẽ xem xét việc hạ cấp hoặc chấm dứt tư cách hoạt động đại lý.

  • Việc nâng, hạ cấp đại lý sẽ nâng, hạ cấp mức hoa hồng đại lý tương ứng và các chế độ ưu đãi của công ty giành cho các đại lý (Tham khảo trong phần nghĩa vụ quyền lợi của đại lý dưới đây).

  • Các trường hợp nâng cấp đại lý đều phải được ký kết bằng các hợp đồng mới thay thế hợp đồng cũ.

  1. Chấm dứt đại lý:

  • Giám đốc VinaCIS có quyền đơn phương chấm dứt hoạt động với tư cách đại lý của VinaCIS đối với các cá nhân, tổ chức, doanh nghiệp khi xảy ra 1 trong các trường hợp sau:

+ Hoạt động của đại lý không hiệu quả hoặc làm phương hại tới uy tín và lợi ích của VinaCIS.

+ Đại lý vi phạm các nguyên tắc đã ký trong hợp đồng đại lý.

+ Đại lý không phát sinh doanh thu trong năm hoặc doanh thu không đảm bảo quy định.

+ Hợp đồng đại lý hết hạn mà không đàm phán ký tiếp.

+ Hai bên không thống nhất được các điều khoản về quyền lợi, nghĩa vụ, nâng hạ cấp đại lý.

  1. CÁC QUY ĐỊNH CHUNG

  1. Nghĩa vụ quyền lợi:

    1. Quyền lợi của đại lý:

  • Hưởng tỷ lệ hoa hồng trên doanh số bán hàng.

  • Được cung cấp tài liệu, hướng dẫn sử dụng, cài đặt phần mềm.

    1. Nghĩa vụ của đại lý:

  • Nghiên cứu tính năng của sản phẩm, các đặc điểm, chỉ tiêu thông số kỹ thuật. Phương pháp bảo hành, bảo trì, hỗ trợ kỹ thuật.

  • Tìm hiểu, khai thác khách hàng, tiêu thụ sản phẩm.

  • Tôn trọng và bảo vệ bản quyền sản phẩm, sở hữu trí tuệ.

  • Thanh toán với VinaCIS theo đúng quy định và hợp đồng.

  • Cung cấp cho VinaCIS đầy đủ các thông tin về khách hàng, hợp đồng, thông tin phản ánh của khách hàng về chất lượng, giá cả sản phẩm và các thông tin khác có liên quan đến uy tín và quyền lợi của VinaCIS.

  • Trường hợp đại lý độc quyền từ chối thực hiện việc phân phối sản phẩm trong phạm vi địa bàn đã quy định thì phải có văn bản gửi VinaCIS.

    1. Quyền lợi của VinaCIS:

  • Hưởng 1 phần doanh số tiêu thụ sản phẩm của các đại lý.

  • Mở rộng thị trường uy tín và thương hiệu.

    1. Nghĩa vụ của VinaCIS:

  • Tổ chức đào tạo và hỗ trợ các đại lý trong việc nghiên cứu sản phẩm, thị trường, công nghệ mới.

  • Hỗ trợ đại lý trong việc quảng bá, giới thiệu tiêu thụ, bảo hành sản phẩm.

  • Tôn trọng và bảo vệ quyền sở hữu thông tin, quan hệ khách hàng của các đại lý.

  • Thanh toán với các đại lý theo đúng các quy định và hợp đồng.

  • Cung cấp cho đại lý đầy đủ các thông tin về sản phẩm, giá cả, giải đáp các thắc mắc về tính năng sản phẩm, bảo hành các lỗi sản phẩm khi đại lý yêu cầu, Bảo vệ uy tín và quyền lợi của đại lý.

  1. Quy định về sản phẩm:

    1. Thông tin về sản phẩm

  • Đại lý khi thực hiện giao dịch, quảng cáo và tiêu thụ, cài đặt sản phẩm cho khách hàng đều phải tuân thủ đúng các thông tin về sản phẩm do VinaCIS quy định:

+Tên gọi, phiên bản, đơn vị sản xuất, thời hạn sử dụng.

+ Kiểu dáng, mẫu mã bao bì.

+ Các phụ kiện và linh kiện đi kèm (nếu có)

+ Các thông tin về bản quyền, sở hữu trí tuệ.

+ Các thông tin khác nếu có quy định trên hợp đồng và thông báo bằng văn bản của VinaCIS.

    1. Bản quyền sản phẩm:

  • Đại lý và VinaCIS phải tuyệt đối tuân thủ các quy định về bản quyền.

  • Trường hợp VinaCIS phát hiện đại lý có biểu hiện vi phạm bản quyền hoặc tiêu thụ sản phẩm không hợp lệ như: sao chép, phá khoá, tiêu thụ các sản phẩm lậu, liên hệ với nhân viên của VinaCIS không thông qua người đại diện …hoặc tiêu thụ sản phẩm mà không thông báo với VinaCIS dưới bất kỳ hình thức nào, VinaCIS sẽ yêu cầu bồi thường thiệt hại với mức thấp nhất là gấp hai (02) lần và cao nhất là (10) lần tổng giá trị sản phẩm tiêu thụ không hợp lệ. Trường hợp nghiêm trọng sẽ khởi kiện tại toà án kinh tế thành phố Hồ Chí Minh.

    1. Danh mục sản phẩm:

  • VinaCIS chịu trách nhiệm cung cấp danh mục các sản phẩm và tính năng, chỉ tiêu kỹ thuật đi kèm cho các đại lý để các đại lý lựa chọn các sản phẩm sẽ tiêu thụ cho VinaCIS.

  • Mỗi loại sản phẩm, công ty sẽ cung cấp cho đại lý các phần sau:

STT

Tên gọi

SL

Ghi chú

1

Đĩa cài đặt sản phẩm và các phần mềm phụ trợ (nếu có).

01

Khi có hợp đồng phát sinh, VinaCIS sẽ cung cấp số lượng theo hợp đồng.

2

Tài liệu hướng dẫn sử dụng.

01

Khi có hợp đồng phát sinh, VinaCIS sẽ cung cấp số lượng theo hợp đồng.

3

Bảng đặc điểm, tính năng, chỉ tiêu kỹ thuật.

01

Khi có hợp đồng phát sinh, VinaCIS sẽ cung cấp số lượng theo hợp đồng.

4.

Các tài liệu để demo, quảng cáo, giới thiệu, sản phẩm (nếu có).

Tuỳ thuộc vào từng đại lý

5

Quy trình cài đặt chuyển giao, hướng dẫn sử dụng.

01

  1. Quy định về giá:

  • Bảng giá sản phẩm: VinaCIS sẽ báo giá sản phẩm cho từng loại với hiệu lực trong khoảng thời gian cụ thể (Thường 6 tháng)

  • Đại lý được phép báo giá tới khách cao hơn hoặc thấp hơn bảng giá của VinaCIS nhưng phải tuân thủ các quy định sau:

  • Tất cả các báo giá phải ghi rõ thời hạn có hiệu lực.

  • Trường hợp đại lý bán giá cao hơn giá quy định của VinaCIS đại lý phải trích lại cho VinaCIS 20% tính trên tổng số tiền chênh lệch.

  • Trường hợp đại lý bán giá thấp hơn giá quy định của VinaCIS thì sẽ bị trừ vào số hoa hồng mà đại lý được hưởng.

  • Các trường hợp đặc biệt về giá, đại lý phải có thông báo và được sự chấp nhận của VinaCIS.

  1. Ký hợp đồng:

  • Nếu đại lý là doanh nghiệp hoặc cơ quan tổ chức có tư cách pháp nhân thì có thể lựa chọn 1 trong 2 hình thức: ký hợp đồng trực tiếp với khách hàng hoặc thông qua VinaCIS để ký hợp đồng với khách hàng. Trường hợp ký hợp đồng trực tiếp với khách hàng thì đại lý phải là pháp nhân trực tiếp ký hợp đồng với khách hàng (không qua trung gian) và phải chuyển cho VinaCIS ít nhất 1 bản photo hợp đồng.

  • Trường hợp đại lý là các cá nhân, tập thể không đủ tư cách pháp nhân thì chỉ được phép thông qua duy nhất VinaCIS để ký hợp đồng với khách hàng.

  1. Cài đặt chuyển giao, hướng dẫn sử dụng:

  • Căn cứ vào thời hạn quy định trên hợp đồng, VinaCIS phải có trách nhiệm cung cấp sản phẩm hoặc cài đặt cho đại lý.

  • Việc cài đặt, chuyển giao hướng dẫn sử dụng có thể do đại lý đảm nhiệm hoặc VinaCIS đảm nhiệm.

  • Nếu công ty đảm nhiệm thì việc cài đặt, chuyển giao, hướng dẫn sử dụng tại địa điểm của khách hàng hoặc địa điểm ghi trên hợp đồng.

  • Nếu đại lý đảm nhiệm việc giao hàng tại địa điểm của đại lý. Quy trình thực hiện cài đặt, chuyển giao hướng dẫn sử dụng phải tuân thủ theo đúng quy định của VinaCIS.

  • VinaCIS chỉ cấp mã khoá bản quyền khi hợp đồng tiêu thụ sản phẩm đã được ký kết giữa đại lý và khách hàng.

  1. Bảo hành sản phẩm:

  • VinaCIS có trách nhiệm bảo hành các lỗi sản phẩm tại địa điểm tùy thuộc vào từng hợp đồng.

+ Trường hợp VinaCIS thực hiện việc lắp đặt, chuyển giao hướng dẫn sử dụng thì VinaCIS có trách nhiệm bảo hành sản phẩm hoặc hướng dẫn phương pháp bảo hành sản phẩm để Đại lý hỗ trợ việc bảo hành.

+ Trường hợp đại lý thực hiện việc cài đặt đào tạo chuyển giao hướng dẫn sử dụng thì đại lý phải thực hiện bảo hành sản phẩm theo hướng dẫn và hỗ trợ kỹ thuật của công ty.

+ Thời gian tiếp nhận yêu cầu bảo hành hành hoặc kiểm tra lỗi tại địa điểm của khách hàng trong vòng 2 ngày kể từ thời điểm nhận được thông báo. Thời gian hoàn tất bảo hành cho khách hàng trong vòng 15 ngày kể từ ngày tiếp nhận yêu cầu (không kể các trường hợp bất khả kháng như: thiên tai, lũ lụt, dịch hoạ …). Trường hợp đặc biệt thì VinaCIS phải có thông báo cụ thể tới đại lý hoặc khách hàng.

+ VinaCIS chỉ có trách nhiệm bảo hành sản phẩm theo các tính năng được ghi trong hợp đồng hoặc mô tả trong tài liệu kỹ thuật của sản phẩm.

  1. Quy định khác:

  • VinaCIS và các đại lý phải cử người đại diện cụ thể để tiến hành các giao dịch trong quá trình hợp tác.

  • Nghiêm cấm các hình thức tự ý liên hệ trực tiếp giữa các nhân viên của đại lý và các nhân viên của VinaCIS mà không được sự đồng ý của đại diện các bên.

  • Trường hợp VinaCIS phát hiện ra những nhân viên của VinaCIS có các giao dịch trái với quy định sẽ có các hình thức xử lý thích đáng.

  1. CÁC THỦ TỤC GIAO DỊCH VỚI ĐẠI LÝ

    1. Duyệt và chấp nhận đại lý.

  • Khi có cá nhân, tổ chức có nhu cầu làm đại lý hoặc VinaCIS mời làm đại lý thì người phụ trách đại lý phải gửi phiếu đăng ký làm đại lý. Thông thường là bản tài liệu dưới dạng tệp dữ liệu, nếu đơn vị không có hòm thư điện tử thì gửi văn bản giấy chậm nhất là trong 3 ngày và yêu cầu đơn vị điền đầy đủ thông tin rồi gửi về văn phòng VinaCIS trong thời gian chậm nhất là 1 tuần.

  • Khi nhận được phiếu đăng ký làm đại lý, người phụ trách đại lý phải tiến hành tính điểm đại lý căn cứ trên quy định VinaCIS đề ra đồng thời đối chiếu với nguyên tắc chấp nhận đại lý để kiến nghị chấp nhận hay không chấp nhận đại lý đối với đơn vị liên quan. Thời hạn tối đa cho việc đưa ra quyết định là 3 ngày kể từ khi nhận được phiếu đăng ký làm đại lý.

  • Trong trường hợp đơn vị được công nhận đại lý, người phụ trách đại lý có trách nhiệm soạn thảo hợp đồng đại lý và chứng chỉ đại lý trình giám đốc ký. Thời hạn tối đa cho việc này 1 ngày kể từ khi tờ trình được chấp nhận.

  • Trong trường hợp đơn vị không được chấp nhận làm đại lý, người phụ trách đại lý có trách nhiệm viết thư từ chối đại lý chậm nhất là trong vòng 7 ngày kể từ khi tờ trình không được duyệt. Khi hợp đồng đại lý đã được 2 bên ký kết, người phụ trách đại lý có trách nhiệm gửi cho đơn vị đầy đủ các tài liệu và sản phẩm.

    1. Chấm dứt hoạt động của đại lý

  • Khi giám đốc VinaCIS ra lệnh chấm dứt quyền đại lý của 1 đơn vị, người phụ trách đại lý có trách nhiệm soạn thảo công văn chấm dứt đại lý để thông báo cho đơn vị, công văn chấm dứt đại lý phải nêu rõ lý do chấm dứt đại lý. Thời hạn tối đa cho công việc này là 1 ngày kể từ khi nhận được mệnh lệnh.

  • Trước khi chấm dứt đại lý phải trao đổi trước với phòng kế toán để có phương pháp thu hồi nợ, đồng thời gửi thông báo cho toàn bộ phòng kinh doanh biết về việc chấm dứt hoạt động của đại lý này.

  • Sau khi đã chấm dứt hoạt động của đại lý phải thông báo cho các bộ phận có liên quan đến việc công bố, quảng bá đại lý để cập nhật lại danh sách đại lý đồng thời thông báo cho phòng kinh để gửi thư đến tất cả các khách hàng nằm trong khu vực quản lý của đại lý.

    1. Phát sinh nghiệp vụ bán hàng

  • Khi đại lý phát sinh nghiệp vụ bán hàng, người phụ trách đại lý phải yêu cầu đại lý gửi bản sao hợp đồng hoặc ký hợp đồng với khách hàng kèm theo phiếu đề nghị cấp bản quyền.

  • Khi nhận được bản sao hợp đồng hoặc hoàn tất thủ tục ký hợp đồng và phiếu đề nghị cấp bản quyền người phụ trách đại lý phải chuyển qua cho phòng kế toán để ghi công nợ và phòng kế toán sẽ đề nghị người phụ trách cấp bản quyền rồi chuyển bản quyền lại cho người phụ trách đại lý, người phụ trách đại lý sẽ tiến hành chuyển toàn bộ sản phẩm cho đại lý. Thời hạn chấp nhận cho công việc này là 1 ngày kể từ khi nhận được bản sao hợp đồng và phiếu đề nghị cấp bản quyền của đại lý.

  • Phòng kế toán sẽ gửi cho đại lý biên bản xác nhận công nợ, hoá đơn và thực hiện các thủ tục thanh toán cần thiết. Thời hạn chậm nhất của công việc này là 1 ngày kể từ khi nhận được bản sao hợp đồng và phiếu đề nghị cấp bản quyền của đại lý.

GIÁM ĐỐC

TRỊNH XUÂN HỢP